Seminarverwaltung mit IBT SERVER Software. Effizienter mit KI
Verantwortliche für HR, E-Learning und die Aus- und Weiterbildung nutzen die IBT SERVER Seminarverwaltung, um Präsenzseminare, E-Learnings und Blended Learning Kurse effizient zu planen, durchzuführen und zu evaluieren. Die Software eignet sich für kleine, mittlere und große Unternehmen, Bildungsanbieter und Behörden.
Seminarverwaltung mit IBT SERVER. Alles läuft rund
Mit dem IBT SERVER steuern Sie Ihre Schulungen zu 100 Prozent digital.
Sie planen und organisieren ein Präsenzseminar, ein Curriculum und die nächste Sales-Konferenz genauso wie das neue Microlearning oder einen Blended Learning Kurs. In Ihrem Online-Office haben Sie immer den vollen Überblick über Termine, Teilnahmen und die offenen Todos. Berichte zu Umsatz und Kosten, zur Auslastung der Räume und viele mehr rufen Sie mit nur einem Klick ab.
Mehr als 400 erfolgreiche Projekte
Mehr als 4 Millionen User weltweit seit 1999
Welche Vorteile die Seminarverwaltung mit IBT SERVER Ihnen bringt. Mehr Qualität, mehr Produktivität, mehr Zufriedenheit
Die Seminarverwaltung mit der IBT SERVER Software bringt Ihnen mehr Qualität in Prozessen und Workflows und steigert damit auch die Produktivität. Zugleich entlastet die Software Ihre Teams bei aufwändigen Routineaufgaben, was zusammen mit der höheren Qualität und Produktivität zu einer größeren Zufriedenheit im Team mit der eigenen Leistung am Arbeitsplatz führt.
Mit der Seminarverwaltung schnell zu mehr Effizienz. Und zu besserem Output
Mit dem IBT SERVER von time4you ist Ihre Seminarverwaltung sofort am Start und Sie können direkt beginnen, Ihre Lern- und Wissensangebote digital zu managen. Selbst wenn wir die Software noch für Sie anpassen, dauert es in der Regel nur wenige Tage, bis sie einsatzbereit ist.
Im IBT SERVER haben alle Mitarbeitenden aus dem Seminarmanagement einen eigenen Bereich mit allen Informationen und Tools, die sie für die Verwaltung der Kursangebote brauchen. Dazu gehören spezielle Ansichten und je nach Rolle und Aufgaben ein eigener Workspace. Hinzu kommt die KI-Assistenz, mit der viele Aufgaben im Backoffice deutlich weniger Zeit kosten als bisher.
- KI-gestützte Seminarverwaltung an jedem Arbeitsplatz und mobil
- Angebote, offene Todos und aktuelle Zahlen immer im Blick
- Mehr Zeit für neue Ideen und Projekte in der Weiterbildung und für L&D
Sicher investieren in IBT SERVER. So sind Sie langfristig erfolgreich
Zur IBT SERVER Seminarverwaltung gibt es jedes Jahr eine neue Version mit neuen Tools und Funktionen zum Beispiel für die Abrechnung, die Terminplanung und für E-Mail-Kampagnen. Das sichert Ihre Investition langfristig ab, denn Sie wissen, dass sich das Tool stetig weiter entwickelt.
Weitere Vorteile, die die Entscheidung für den IBT SERVER für Sie hat:
- Made in Germany: Die Entwicklung findet zu 100% in Deutschland statt.
- Ausbaufähig: Modulare Software mit vielen Extras
- Sicher im digitalen Raum: Sicheres Hosting im zertifizierten Rechenzentrum
- Innovativ: time4you gehört zu den innovativen Unternehmen.
- Support und Beratung: Expertise seit 1999 aus der Technologieregion Karlsruhe
Die IBT SERVER Seminarverwaltung. Intelligent organisieren und steuern
Mit dem IBT SERVER organisieren Sie Ihre Trainings intelligent mit Hilfe von KI, effizient und stressfrei. Das reicht vom Einstellen der Kurse im Katalog oder Shop bis hin zur Durchführung und zum Controlling. Egal, ob Sie Termine planen, Teilnahmen managen oder Räume und Geräte verwalten: Sie können sich darauf verlassen, dass der Workflow klappt. To-do-Listen, Checklisten und Reports geben Ihnen den vollen Überblick über Ihre Events und sind die Basis für Ihre nächste Planungsrunde. Ihre Vorteile im Schnelldurchlauf:
- Alle Informationen und Workflows in einem System
- KI-gestützte Planung und Optimierung der Termine und Ressourcen
- Einfaches Handling von Curricula und Zeitplänen
- Viele Vorlagen für Briefe, E-Mails, Listen, Zertifikate, Feedback
- Stets aktuelle Buchungs- und Belegungsstände, Kennzahlen und Reports
Was bringt KI im Seminarmanagement?
Gerade in der Organisation von Schulungen hat Künstliche Intelligenz ein großes Potenzial, das die IBT SERVER Seminarverwaltung voll ausschöpft. Mit der KI-Assistenz erledigen Sie sehr zeitaufwändige Aufgaben aus dem Backoffice schneller und effektiver. Gerade bei komplexen Arbeiten, bei denen Sie viele verschiedene Aspekte gleichzeitig beachten müssen, sind Sie mit KI nicht nur schneller, sondern es passieren auch weniger Fehler. Beispiele für den produktiven Einsatz von KI in der Seminarverwaltung sind:
- Seminartermine und Ressourcen planen und optimieren
- Workflows automatisieren und intelligent managen
- Kataloginhalte mit KI erstellen und aufbereiten
- KI-Chat, intelligente Suche und Wissensnetze
Seminartermine und Ressourcen mit KI planen und optimieren
Wenn Sie die Termine mit KI planen und optimieren, entlasten Sie Ihr Office Team bei einer Arbeit, die anfällig für Fehler ist und viel Zeit kostet. Wir haben die KI-gestützte Planung im Rahmen einer studentischen Abschlussarbeit bei einem Kunden von time4you untersucht. Das Ergebnis war eindeutig: Die KI-Planung ist deutlich schneller und außerdem korrekter als die manuelle Planung. Der IBT SERVER berücksichtigt dabei,
- wer welchen Kurs halten kann,
- Urlaube von Trainerinnen und Trainern und Ferienzeiten,
- passende Hotels und Tagungsräume,
- benötigte Pausen für den Wechsel zwischen Räumen
- und weitere Aspekte, die Sie vorgeben.
Die Software macht Ihnen mit Hilfe von KI auch Vorschläge, wie Sie die geplanten Termine noch weiter optimieren können. Dabei entscheiden immer Sie, was in die Planung übernommen wird.
Workflows automatisieren und intelligent managen
Im IBT SERVER erledigen autonome Prozesse Aufgaben aus dem Backoffice automatisiert und entlasten das Backoffice von Routine-Aufgaben:
- Anmeldungs- und Buchungsvorgänge laufen im Hintergrund
und benachrichtigen die Beteiligten bei wichtigen Ereignissen. - Die Eskalation an Führungskräfte und das Management erfolgt bei Bedarf ebenfalls automatisch.
- Benachrichtigungen werden im System oder per E-Mail bei wichtigen Ereignissen verschickt. Beispiele sind Genehmigungen, Anmeldungen, zu erneuernde Pflichtschulungen.
- Todos-Übersichten und Dashboards informieren in Echtzeit über anstehende Aufgaben, die manuelles Eingreifen erfordern.
Kataloginhalte mit KI erstellen und aufbereiten
Künstliche Intelligenz hilft Ihrem Team im Backoffice der Seminarverwaltung auch beim Erstellen der Inhalte für den Katalog bzw. Shop. Das sind zeitaufwändige Arbeiten, bei denen es auf jedes Detail ankommt. Die attraktive Darstellung der Bildungsangebote ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass die Kurse auch von den Usern und Kund:innen gebucht werden.
Der KI-Assistent
- erstellt schrittweise Texte für den Katalog,
- identifiziert Zielgruppen und übernimmt das Tagging von Skills und Metadaten,
- wählt passende Bilder aus der integrierten Bilddatenbank aus.
Damit sorgen Sie für einen informativen Basiseintrag im Katalog.
Transkripte von Audio und Video für Katalog und Shop nutzen
Außerdem verarbeitet die KI im IBT SERVER Audio- und Video-Lernformate, um sie im Katalog und Shop besser darzustellen. Die KI transkribiert die Inhalte und nutzt die Transkription, um Zusammenfassungen und Übersetzungen zu erstellen. Auch die intelligente Suche nach passenden Kursen wird so unterstützt.
KI-Chat, intelligente Suche und Wissensnetze
Drei weitere Beispiele für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Seminarverwaltung sind der intelligente Helpdesk im IBT SERVER, die intelligente Suche und die Wissensnetze:
- Der KI-Chat zur Software gibt im Backoffice an jeder Stelle und zu jeder Zeit im Arbeitsprozess Tipps zum System und zur Nutzung der Funktionen.
- Die intelligente Suche kategorisiert Suchergebnisse und Berichte in semantische Facetten. So identifizieren die Mitarbeitenden im Backoffice schnell und gezielt einzelne Kurse, Aufgaben, Mitwirkende und Kennzahlen.
- Das Backoffice definiert Wissensnetze („topic structures“), um alle verfügbaren Lern-Ressourcen nach Themen und Themenfeldern zu sortieren. Lern-Ressourcen sind Personen (z.B. Expert:innen und Trainer:innen), Dokumente, Gruppen, Wissensbereiche, soziale Netzwerke, Kurse.
Die wichtigsten Funktionen der Seminarverwaltung
Im Seminarmanagement gibt es im Wesentlichen drei Phasen. Phase 1 umfasst die Konzeption und die Planung der Kurse. In der zweiten Phase folgen die Vorbereitung und die Durchführung der konkreten Termine. Phase 3 enthält den Abschluss des Termins und die Auswertung. Die IBT SERVER Seminarverwaltung unterstützt Ihr Backoffice in jeder Phase mit den benötigten Daten, Workflows und Tools bei der Arbeit.
Wichtige Tätigkeiten der drei Phasen des Seminarmanagements
Wichtige und immer wiederkehrende Tätigkeiten in den drei Phasen sind zum Beispiel:
- Stammdaten der Kurse wie Titel, Preis, Produkt-Kennung und die Dauer erfassen
- Mitwirkende, Räume und benötigte Ausstattung festlegen
- Bestell- und Buchungsmodus definieren
- Kurse und Termine im Katalog bzw. Shop veröffentlichen
- Anmeldungen, Wartelisten und Nachrücker verwalten
- Zertifikate, Feedbackbögen und Reports erstellen
Alle diese Tätigkeiten erledigen Sie in Ihrem Online-Office der Seminarverwaltung des IBT SERVER.
Überblick über weitere Funktionen der Seminarverwaltung
Das Seminarmanagement umfasst viele weitere Aufgaben wie:
- Teilnehmende, Mitwirkende und Lieferanten managen,
- Curricula und Lernpfade organisieren,
- Termine, Räume und Geräte planen,
- Dokumente und Checklisten verwalten und
- Kosten, Auslastung und Kennzahlen managen.
Im Folgenden erfahren Sie mehr darüber, wie die Seminarverwaltung der IBT SERVER Software diese Aufgaben abbildet.
Teilnehmende, Mitwirkende und Lieferanten managen
Viele Aufgaben in der Seminarverwaltung beziehen sich auf die Teilnehmenden und die Mitwirkenden. Mitwirkende sind zum Beispiel Coaches, Trainer und Trainerinnen, Tutor:innen, Moderations-Teams und Ansprechpartner für Räume, Geräte und Technik. Ein paar Beispiele:
- Teilnehmende zu passenden Kursen beraten
- Geeignete Hotels auswählen und Zimmerkontingente vereinbaren
- Hotelzimmer für Teilnehmende buchen
- Mitwirkende und ihre Termine koordinieren
Nicht alle Aufgaben lassen sich digital oder online erledigen, aber doch ein großer Teil davon. Der IBT SERVER unterstützt das Backoffice hierbei umfassend. Viele Workflows laufen – oft auch automatisiert im Hintergrund – digital ab. Das erleichtert die Arbeit im Seminar-Office und die Kooperation mit Hotels und Lieferanten.
Curricula und Lernpfade organisieren
Mit der Seminarverwaltung der IBT SERVER Software organisieren Sie nicht nur einzelne Kurse, sondern auch Curricula und Lernpfade, die mehrere Kurse enthalten. Sie stellen einen Lernpfad flexibel aus den verschiedenen Formaten Ihres Katalogs zusammen. Hier ist ein Beispiel für einen Blended Learning Lernpfad, der aus E-Learning und Präsenz besteht:
- Sie starten Ihr Curriculum mit einem Webinar, das als Kickoff und Überleitung zum nächsten Schritt dient.
- In drei Microlearnings gewinnen die Lernenden einen Einstieg in das Thema.
- Es folgt ein 4-wöchiger Online-Kurs, den ein Tutor betreut.
- Ein Workshop vor Ort sorgt zwei Wochen nach dem Online-Kurs für einen zusätzlichen Motivationsschub.
- Den Abschluss Ihres Curriculums bildet wieder ein Webinar.
So stellen Sie verschiedene Lernformen in einem Lernpfad zusammen, der digitale Angebote mit Kursen in Präsenz verbindet. Mehr zum E-Learning finden Sie auf der Seite zum LMS.
Termine, Räume und Geräte planen
Die Stammdaten eines Bildungsangebots enthalten unter anderem die Dauer und die minimale und maximale Zahl der Teilnehmenden. Beides sind zentrale Informationen für die Planung. Ebenfalls wichtig sind Angaben wie zum Beispiel:
- welche Mitwirkenden für den Kurs benötigt werden bzw. welche Qualifikationen für die Mitwirkung erforderlich sind,
- wie groß ein passender Raum ist und wie er bestuhlt wird,
- wieviele Pinnwände, Flipcharts, Beamer etc. notwendig sind,
- welche Kurse vorausgesetzt werden und welche Kurse sinnvolle Nachfolger sind.
Mit diesen Informationen und auf der Basis einer Ermittlung oder Schätzung des Bedarfs plant das Orga-Team die Termine.
Dokumente, E-Mail-Vorlagen und Checklisten verwalten
Viele Workflows der Seminarverwaltung laufen im IBT SERVER im Hintergrund ab und nutzen dafür Dokumente, E-Mail-Vorlagen und Checklisten. Dazu gehören:
- E-Mails an Teilnehmende versenden
- Teilnahmen koordinieren
- Teilnehmende umbuchen
- Mit Mitwirkenden kommunizieren
- Zertifikate verschicken
Die benötigten Dokumente und E-Mail-Vorlagen sind im IBT SERVER hinterlegt und direkt verwendbar. Sie können diese Dokumente und Vorlagen auf Ihre Bedürfnisse anpassen und gemäß Ihrem Corporate Branding nutzen.
Sehr nützlich sind im IBT SERVER die Checklisten. Zusammen mit der Übersicht über die offenen Aufgaben steigern sie die Qualität der Abläufe. Todos fallen seltener „hinten runter“, die Zusammenarbeit im Team klappt besser.
Kosten, Auslastung und Kennzahlen managen
Einige der Workflows, die im Hintergrund ablaufen, beziehen sich auf die Reports und Statistiken.
Die Berichte sorgen dafür, dass Sie jederzeit einen aktuellen Überblick über die relevanten Kennzahlen haben wie zum Beispiel:
- Die Auslastung von Mitwirkenden, Räumen und Geräten
- Aktuelle Umsätze und Kosten, bezogen auf einen bestimmten Zeitraum, eine oder mehrere Kostenstellen und ähnliche Parameter
- Auswertung der Buchung der Kursangebote nach Themen, Katalogbereichen oder Terminen
Der IBT SERVER bringt im Standard bereits viele nützliche Berichte mit. Wenn Sie weitere Reports selbst erstellen wollen, ist das ebenfalls möglich. Alternativ passen wir gerne Berichte für Sie an.
Seminarverwaltung, die zu Ihrer Organisation passt
Das Seminarmanagement des IBT SERVER bietet schon im Standard, den wir ausliefern, wichtige Funktionen, um die Software in Ihre Organisation zu integrieren:
- Das Online-Office passt sich an die jeweilige Rolle an, die ein User hat. Trainer:innen brauchen andere Funktionen und Tools als Mitarbeitende, die Kurse verwalten oder Termine planen.
- Über leicht anpassbare Schnittstellen arbeitet der IBT SERVER gut mit Ihren anderen Systemen zusammen.
- Der modulare Aufbau des IBT SERVER erlaubt es Ihnen, Ihre Lösung nach und nach auszubauen.
In der Seminarverwaltung gibt es in der Regel spezielle Rollen für bestimmte Aufgaben. Im IBT SERVER gibt es dafür die Workspaces: Jede Rolle findet ihre Aufgaben und Workflows im passenden Workspace mit den benötigten Daten und Tools.
Workspaces für jede Rolle im Seminarverwaltungs-Team
Im Standard sind viele Workspaces für die Seminarverwaltung vordefiniert:
- Im Workspace Teilnehmerverwaltung organisieren Sie die Teilnahmen mit Anmelden, Buchen, Wartelisten und vielem mehr.
- Im Workspace Trainingsmanagement bereiten Sie Kurse vor, steuern und begleiten die Durchführung und bereiten die Kurse nach.
- Der Workspace Trainer ist der zentrale Bereich für alle Trainer:innen und Mitwirkende an Kursen.
- Der Workspace Produktmanagement dient der Konzeption des Angebots. Hier definieren die Produktmanager:innen die Eckdaten der Kurse wie zum Beispiel Titel, Format, Preis, Ziele, Dauer, Vorgänger, Nachfolger und Beschreibungen.
Hinzu kommen Workspaces für Mitarbeitende, die nur ab und zu für die Seminarverwaltung arbeiten. Das sind zum Beispiel
- Personen, die in einem kleinen Bereich des Katalogs nur Termine planen, oder
- Mitarbeitende, die nur die Räume verwalten.
Alle Workspaces lassen sich an Ihre Anforderungen an die jeweilige Rolle anpassen.
Beispiel: Workspace Trainingsmanagement
Der Screenshot zeigt das Dashboard des Workspace für das Trainingsmanagement mit Aufgaben, Bildungsprodukte verwalten, Veranstaltungsplanung und Trainingsreporting.
Integration in Ihre HR- und ERP-Systeme und in Ihre IT-Infrastruktur
In Zeiten zunehmender Digitalisierung ist es sehr wichtig, dass die IT-Systeme gut zusammenarbeiten. Damit das nahtlos klappt, haben internationale Gremien und große Hersteller Standards und Schnittstellen definiert.
Die IBT SERVER Software unterstützt die relevanten Standards und Schnittstellen sowie alle gängigen Datenbanken und IT-Systeme, insbesondere aus dem HR- und ERP-Kontext. Die Schnittstellen sorgen dafür, dass jedes System immer auf die Daten zugreifen kann, die es aktuell benötigt.
Über schnell zu konfigurierende Schnittstellen binden wir den IBT SERVER an Ihre anderen Systeme an. Das garantiert die nötige Interoperabilität und eine nahtlose Integration in Ihre Infrastruktur. Beispiele für Systeme, mit denen der IBT SERVER Daten austauscht, sind SAP, Sage und Personio.
Mehr Informationen zum Thema finden Sie auf den Seiten Software/Standards und Software/Schnittstellen.
Ausbau Ihrer Lösung für die Seminarverwaltung
Sie wollen zunächst nur die IBT SERVER Seminarverwaltung nutzen und Ihre Lösung nach und nach ausbauen? Vielleicht starten Sie mit einem Geschäftsbereich mit 250 Mitarbeitenden und führen das System erst im nächsten Jahr auch in den anderen Bereichen ein? Der IBT SERVER skaliert bis zu mehreren Millionen Usern auf einer Plattform, sodass Sie jederzeit Ihre Lizenzen erhöhen können.
Auf Grund des modularen Aufbaus des IBT SERVER ist es auch leicht möglich, die Anwendungen, die Sie digitalisieren, erst im Laufe der Jahre zu erweitern. Viele Kunden von time4you haben zuerst die Verwaltung ihrer Präsenzseminare digitalisiert und im Anschluss daran E-Learning als Lernform etabliert und eine Lernplattform eingeführt. Andere Kunden haben mit dem E-Learning begonnen, bevor sie auch die Kurse in Präsenz mit einer Software digital verwaltet haben. Wieder andere sind mit dem E-Learning und der digitalen Seminarverwaltung gleichzeitig gestartet und haben später noch das Talentmanagement ergänzt.
Mit dem modularen IBT SERVER entwickeln Sie Ihre aktuelle Lösung nach und nach weiter. Typische Ausbaustufen des digitalen Seminarmanagement sind:
- E-Learning auf der KI-Lernplattform nutzen
- Lerninhalte mit dem Autorentool mit KI IBT LCM selbst erstellen
- Das Talentmanagement mit dem IBT SERVER digital abbilden
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