Von Beate Bruns, Miriam Friedrichs und Dr. Hartwig Holzapfel / zuletzt aktualisiert am 19. Oktober 2025 – Im Blogartikel erläutern die Autorinnen, wie Sie mit Hilfe von Software Ihr Seminarmanagement optimieren und so Ihr Schulungsgeschäft stärken. Lesen Sie mehr darüber, was eine Seminarverwaltungssoftware leisten sollte, für wen ein solches Tool sinnvoll oder sogar unverzichtbar ist und welchen Nutzen Sie daraus ziehen. Außerdem erhalten Sie Tipps, worauf es bei der Definition des Use Case und der Wahl eines geeigneten Tools sonst noch ankommt. Wichtige Stichworte sind Datenschutz, Lizenzgebühren und Support durch den Anbieter, Kosten senken, mehr zufriedene Kunden gewinnen, Workflows, Berichte und Kennzahlen für ein einfaches Management.
1. Seminarmanagement Software – Definition, Zielgruppe, Nutzen
1.1 Was genau ist eine Software, mit der sich das Seminarmanagement optimieren lässt?
Planen Sie über das Jahr verteilt viele Kurse, Trainings und Schulungen? Dann wissen Sie ja, wie viel Arbeit nötig ist, damit die Events gut laufen und alle Beteiligten zufrieden sind. Aufgaben werden meist unter Zeitdruck erledigt, das Telefon klingelt, und Sie haben immer zu wenig Zeit, die Inhalte und das Programm weiter zu entwickeln.
Eine gute Software für das Seminarmanagement macht die Planung und Verwaltung von Schulungen, Kursen und Trainings viel leichter:
Sie hilft Ihnen, Tasks und Prozesse an einem Ort zu bündeln.
Als Back-Office-Lösung unterstützt die Software Sie dabei, Ihre Events von A bis Z zu planen, zu organisieren und auszuwerten.
Ein Frontend kommt hinzu, wenn Ihre Kunden online in einem Katalog oder Shop Ihre Angebote sehen können und direkt bestellen oder buchen.
Wer bis jetzt noch Excel-Listen und andere Tools nutzt, wird schnell merken, wie viel besser es ist, alles in einem einzigen System zu managen. Doch was macht eine solche Software wirklich gut und für wen ist sie richtig nützlich?
1.2 Ist für Sie eine Software sinnvoll, mit der Sie das Seminarmanagement optimieren können?
Eine Software für das Seminarmanagement lohnt sich vor allem für Anbieter von Aus- und Weiterbildungen, Akademien und Firmen, die viele Kurse in Präsenz und als Blended Learning planen. Für alle diese Anbieter ist heute ein integriertes System für das Seminarmanagement fast schon ein Must-have, denn es spart Zeit und Ressourcen und sichert so den Wettbewerbsvorteil vor der Konkurrenz.
Ein Beispiel: In großen Organisationen sind Inhouse Akademien meist im Bereich HR angesiedelt. Dort stemmen oft nur wenige Personen viele Trainings. Wie behalten dann alle stets den Überblick, wenn zum Beispiel jemand wegen Krankheit oder Urlaub ausfällt? Indem sie mit der Software Workflows und Prozesse automatisieren, sind in diesem Fall auch kleine Teams im Back-Office gut aufgestellt.
Ob Präsenz oder Blended Learning: Eine Software für die Seminarverwaltung unterstützt Sie bei allen Tasks, die jeden Tag rund um die Planung der Kurse anfallen. Mit ihr managen Sie die Anmeldungen, planen die Räume und kommunizieren ganz leicht mit den Teilnehmenden. Alle Fäden laufen in einem einzigen Tool zusammen, damit Sie immer alle wichtigen Informationen und Prozesse im Blick und im Griff haben. Und mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Kurse gezielt vermarkten und so noch mehr Kunden für Ihr Angebot gewinnen.
2 Mit Software das Seminarmanagement optimieren – die Top3 Gründe, warum das klappt
2.1 Der Grund Nr. 1: Kosten senken und Ressourcen optimal nutzen
Gerade für Bildungsanbieter ist es wichtig, die Ausgaben im Griff zu haben, um erfolgreich zu bleiben. Eine entsprechende Software hilft bei Tasks wie:
Termine planen
Teilnehmende betreuen
Räume, Geräte oder Hotels organisieren.
Das spart Zeit und Geld. Doppelbuchungen gehören der Vergangenheit an, und Fehler lassen sich leichter vermeiden. So nutzen Sie Ihre Ressourcen besser und arbeiten effizienter – ein klarer Vorteil für Ihr Unternehmen. Die Organisation der Veranstaltungen wird leichter, schneller und vor allem effizienter mit Blick auf die Kosten und im Controlling.
2.2 Der Grund Nr. 2: Budgets und Kosten einfach steuern
Die Verwaltung von Budgets und Kosten gelingt mit einer Software für das Seminarmanagement sehr leicht. Weil Sie stets den aktuellen Kostenstand im Blick haben, können Sie bei Bedarf schnell handeln, falls die Kosten für einen Bereich aus dem Ruder laufen.
Beispiele für typische Ausgaben eines Schulungsanbieters sind:
Raummiete: Welchen Betrag müssen Sie für die Miete von externen Räumen in Hotels oder Tagungszentren kalkulieren? Bei Inhouse Akademien: Gibt es hier intern Vorgaben? Auf welche Kostenstelle wird zum Beispiel die Raummiete gebucht?
Verpflegung: Was kostet das Catering für Frühstücks-, Kaffee- und Mittagspausen der Kurse? Welche Lieferanten haben sich bewährt? Wo könnten Sie sparen, ohne dass die Teilnehmenden unzufrieden werden?
Material: Was geben Sie für Beamer, Laptops, Moderatorenkoffer, Moderationswände, Flipcharts, Whiteboard, Tische und Stühle aus? Haben Sie den genauen Überblick über alle verfügbaren Materialien? In welchem Zustand sind sie, wo fehlen Materialien, an welchem Standort ist zu viel gelagert?
2.3 Der Grund Nr. 3: Jederzeit aktuelle Kennzahlen zum Schulungsgeschäft
Wenn Sie Kurse planen und verwalten, wissen Sie, wie wichtig es ist, die Zahlen für Anmeldungen, Raumbelegung und Trainerbuchungen immer aktuell zu halten. Sonst führt das leicht zu Chaos, wenn Teilnehmende Infos zu spät oder gar nicht erhalten, weil die Anmeldeliste nicht aktuell war oder die Buchung des Raums vergessen wurde und der Raum dann belegt ist. Auch hier hilft Ihnen eine Software:
Der Anmeldestand der Kurse ist stets aktuell.
Auslastung und Belegung von Räumen werden auf einen Blick angezeigt.
Die Verfügbarkeit von Trainerinnen und Trainern ist übersichtlich dargestellt.
3 Mit einer Software das Seminarmanagement optimieren – was Sie von Ihrem Tool erwarten können
3.1 Kursmanagement und Terminplanung
Eine Software für das Seminarmanagement hilft Ihnen dabei, Ihre Schulungen effizient zu organisieren. Das reicht von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung und zum Controlling. Alle wichtigen Infos legen Sie als Stammdaten im System an. Ganz am Anfang jeder Kursplanung werden in der Regel Termine abgestimmt und passende Räume gesucht und gebucht. Dafür erstellen Sie im System für jeden Kurs einen Eintrag und weisen ihm dann Termine und Räume zu.
Auch die Ausstattung der Räume sollte im System sichtbar sein. Ene gute Software unterstützt Sie dabei, alle vorhandenen Materialien wie Beamer und Laptops, Moderatorenkoffer, Moderationswände und Flipcharts oder Whiteboards, Tische und Stühle raumübergreifend und raumbezogen zu verwalten.
Doch nicht nur Präsenz-, sondern auch Online-Kurse lassen sich mit Software gut managen. Für Online-Kurse mit Tutor:in und Webinare gilt: Auch hier legen Sie die Veranstaltung mit Termin in der Datenbank der Software an. Statt Räumen und Raumausstattung wählen Sie Ihr Tool für Online-Konferenzen aus und binden den Link zum Event ein. Das Event wird dann direkt in der Plattform aufgerufen, und es entsteht kein Systembruch für die User.
3.2 Aufgaben und Zuständigkeiten verteilen
In der Regel werden Kurse und Trainings von mehr als einer Person geplant und verwaltet. Damit klar definiert ist, wer für welche Aufgabe mit welchem Termin zuständig ist, unterstützt eine gute Software für Seminarmanagement Sie mit Filtern und speziellen Cockpits:
Filter: Das Tool sortiert die Tasks nach Termin, Zuständigkeit oder anderen Kriterien. Sie können sich einzelne Tasks gezielt anzeigen lassen. Was erledigt ist, wird zum Beispiel automatisch farbig markiert oder verschwindet ganz aus der Liste. Damit sind die Aufgaben für alle im Team immer sichtbar, und alles wird pünktlich erledigt.
Rollenbezogene Cockpits bzw. Dashboards: Je nach Rolle und Aufgabe des Administrators gibt es spezielle Ansichten und Funktionen. Dies erleichtert die Arbeit durch mehr Übersichtlichkeit.
3.3 Kommunikation mit den Teilnehmenden
Oft nimmt die Kommunikation mit den Teilnehmenden per E-Mail und Telefon viel Zeit in Anspruch, insbesondere dann, wenn sich Termine oder Räume ändern oder ein Kurs abgesagt wird. Doch die Kommunikation lässt sich bei Routine-Themen gut automatisieren, wenn es dafür Vorlagen zum Beispiel für E-Mails oder Memos gibt. Die E-Mail wird dann mit nur einem Klick direkt aus dem System heraus gleich an mehrere Teilnehmende und Beteiligte verschickt. Für diese Fälle finden Sie in einer guten Software bereits Vorlagen, so zum Beispiel für:
Anmeldebestätigung, Rechnung und Einladung
Terminänderungen
Absage von Kursen
Raumänderungen
Nachrücken auf der Warteliste
Stornierte Teilnahmen
3.4 Teilnehmerverwaltung und Zertifikate
Bei Kursen in Präsenz ist es üblich, im Vorfeld Badges und Namensschilder für die Teilnehmenden zu erstellen und am Ende Zertifikate zu verteilen. Dies lässt sich ganz leicht mit Hilfe einer Software für Seminarmanagent erledigen.
Mit einem Klick bereiten Sie Badges vor und personalisieren Ihre Zertifikate. Dafür nutzt das System die aktuellen Listen der Teilnehmenden zusammen mit Dokument-Vorlagen, die Sie nach Ihren Wünschen anpassen, indem Sie zum Beispiel Ihr Logo, den Titel oder die Inhalte des Kurses einfügen.
3.5 Auswertungen und Berichte für effizienteres Management
Mit Reports haben Sie alle Fakten und Zahlen stets im Blick und steigern so die Qualität und Effizienz Ihrer Kurs-Verwaltung. Sie wissen immer, wie viele Personen einen Kurs gebucht haben, wie die Räume belegt sind und was Sie bereits für Honorare, Räume, gemietete Geräte und das Catering gezahlt haben. Mit der Software können Sie sich außerdem zu vielen weiteren Punkten Berichte erstellen lassen, wie zum Beispiel:
Anzahl der Übernachtungen
Bildungshistorie
Trainerberichte
4 Mehr Effizienz in der Lernorganisation durch Künstliche Intelligenz und Automatisierung der Seminarverwaltung
Die Nachfrage nach effizienter Seminarverwaltung sowohl seitens der Bildungsanbieter innerhalb von Konzernen, Mittelstandsunternehmen und öffentlichen Einrichtungen als auch seitens der freien Bildungsträger ist deutlich gestiegen. Ein starker Impulsgeber ist die zunehmende Bedeutung der Digitalisierung zentraler Prozesse. Dies betrifft die Organisationen generell in ihrer Gesamtheit als auch die Lernorganisation. Das belegen aktuell mehrere Studien. In einer Bitkom-Befragung zur „Digitalisierung der Wirtschaft“ (2023) sehen 43% der befragten Unternehmen Deutschlands Wirtschaft im Mittelfeld. 87% sind der Meinung, die Nutzung digitaler Technologien spiele eine entscheidende Rolle bei der Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen. Immerhin 76% der Befragten urteilen jedoch, dass deutsche Unternehmen zu wenig digitale Technologien nutzen. Das Thema Künstliche Intelligenz ist umstritten. Zwei Drittel der Unternehmen schieben das Thema jedoch noch auf die lange Bank. Und das, obwohl die Mehrheit daran glaubt, dass generative KI-Anwendungen wie ChatGPT Wirtschaft und Gesellschaft grundlegend verändern werden.
Die automatische Planung und Optimierung in der Seminarverwaltung der IBT SERVER Software beruhen auf modernen softwaretechnischen Verfahren. Dabei werden klassische Verfahren der Informatik wie Breitensuche, Backtracking und Bewertungsheuristiken mit Monte-Carlo-Methoden aus der Künstlichen Intelligenz kombiniert. Diese Verfahren tragen heute wesentlich zum Erfolg der stärksten Schach- und Go-Programme bei und repräsentieren den State-of-the-Art in Künstlicher Intelligenz. Dabei zeigt sich, dass diese Optimierungsalgorithmen reale Terminplanungsprobleme kosteneffizienter, schneller und qualitativ besser als manuelle Verfahren lösen.
Sie möchten mehr über die Seminarverwaltung mit IBT SERVER Software erfahren? Vereinbaren Sie einfach gleich eine Software Demo:
4.1 Hoher wirtschaftlicher Nutzen von KI-gestützter Software für die Seminarverwaltung
Unabhängig vom momentanen Hype um die generative KI beweisen Tools der Künstlichen Intelligenz schon länger ihren hohen wirtschaftlichen Nutzen. Ein Beispiel ist die automatisierte Planung und Optimierung im Event- und Trainingsgeschäft mit Hilfe KI-gestützter Software. Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz benötigen Verantwortliche, Verwaltungspersonal und Trainer:innen sehr viel weniger Zeit für Routinetätigkeiten im Tagesgeschäft.
Beispiel: Erstellen eines Jahresplans für Ausbildungsprogramme als Curricula
Zu einem großen wirtschaftlichen Nutzen führt die Automatisierung und Optimierung von Planung und Prozessen im Kerngeschäft der Trainingsverwaltung. Nehmen wir als Beispiel das manuelle Erstellen eines Jahresplans für Ausbildungsprogramme. Diese Programme sind oft als Curricula mit Online- und Vor-Ort-Terminen konzipiert. Die Jahresplanung dieser Ausbildungsprogramme ist eine Aufgabe, die in großen Unternehmen Mitarbeitende für mehrere Monate bindet. Ein Curriculum ist eine Abfolge von Terminen für verschiedene Veranstaltungen in einer festgelegten Reihenfolge. Je nach Thema kommen unterschiedliche Trainierende und Coaches zum Einsatz. Die Herausforderung besteht darin, Tausende von Terminen ohne Überschneidungen zu organisieren und gleichzeitig Aspekte wie eine ausgewogene Verteilung der Trainerarbeit und die Minimierung von Reisekosten zu berücksichtigen. Die Digitalisierung der Programme erhöht außerdem die Anzahl der Online-Termine, was die manuelle Planung noch herausfordernder gestaltet.
Nur noch Stunden für den automatisierten Planungslauf anstelle von monatelanger manueller Planung
Mit Hilfe von KI-gestützten Tools kosten derartige Aufgaben mit ihren vielen Randbedingungen nur einen Bruchteil der manuell aufzuwendenden Zeit. Randbedingungen wie Ferien, Urlaube, Geräteanforderungen, Reisezeiten und ähnliche werden selbstverständlich berücksichtigt. Ein großes Veranstaltungsangebot mit mehreren Hundert Trainierenden und mehreren Tausend Seminartagen berechnet eine Software wie IBT TAS innerhalb von Stunden.
4.2 Künstliche Intelligenz und Automatisierung der Seminarverwaltung optimieren das Ressourcenmanagement
IBT SERVER ist eine Software für die Seminarverwaltung, die seit einigen Jahren die Prozesse der Trainingsadministration mit KI-Methoden automatisiert. Die mandantenfähige, serverbasierte Software unterstützt Unternehmen und Bildungsdienstleister dabei, Bildungsprodukte aller Art in ihrem gesamten Lebenszyklus effizient zu verwalten. Das multilinguale System und seine Mandanten können funktional und im Layout kundenspezifisch angepasst werden.
Dreh- und Angelpunkt jeder Seminarverwaltung ist die Terminplanung und die Organisation aller beteiligten Ressourcen. Mitarbeitende im Seminar-Office organisieren in IBT TAS Präsenztrainings, digitale Bildungsprodukte und Kombinationen aus Präsenz- und digitalen Trainings. Digitale Bildungsprodukte sind beispielsweise WBTs (Web Based Trainings), Simulationen, Videotrainings, Communities und Lernspiele. Aus den einzelnen Trainingsangeboten stellt das Produktmanagement für die Bildungsangebote Veranstaltungsreihen und Konferenzen zusammen.
4.3 Personalisierte rollenspezifische Workspaces und Cockpits
Trainings- und Produktmanager, Führungskräfte und Trainer/Coaches arbeiten in personalisierten, rollenspezifischen Workspaces. Personalisierte Übersichten, Todo-Listen, Termine, Reports, Checklisten und rollenspezifische Funktionen unterstützen sie dabei. Das lohnt sich schon für kleinere Bildungsanbieter, besonders aber für große Veranstalter.
Künstliche Intelligenz und Automatisierung der Seminarverwaltung im Massengeschäft
Im Massengeschäft erleichtern Massenbuchungsfunktionen und KI-gestützte Werkzeuge für die automatische Planung und Optimierung von Belegungen die Arbeit ganz enorm. Erst damit ist es möglich, umfangreiche Buchungen zeit- und ressourcen-effizient durchzuführen. Eine zentrale Rolle im Massengeschäft spielt die Berücksichtigung der zahlreichen Randbedingungen wie Belegungszeiten, verfügbare Kapazitäten und Buchungsoptionen. Mit der automatischen Planung ist zum Beispiel stets aktuell zu sehen, welche Trainer:innen die Trainings in selektierten Räumen durchführen könnten.
4.4 Weitere Beispiele
Die IBT SERVER Software optimiert alle verfügbaren Ressourcen und unterstützt die automatisierte Planung auf mehreren Ebenen. Termine und Ressourcenbelegungen für Räume, Zubehör, Trainierende, Hotels und Tagungsstätten der Veranstaltungen lassen sich automatisch konfliktfrei planen. Sind nicht alle Randbedingungen vollständig erfüllbar, liefert das System eine näherungsweise Lösung. Diese näherungsweise Lösung ist konfliktfrei und berücksichtigt möglichst viele der zusätzlich erwünschten Randbedingungen wie Urlaubszeiten oder Reisezeitenminimierung. Für alle Trainer:innen können nachfolgende Veranstaltungstermine und die dazwischen liegenden Reisezeiten anzeigt werden. Auf dieser Basis und einer Plankostenbetrachtung lassen sich Reisezeiten und -kosten optimieren.
So werden die Prozesse nicht nur automatisiert, sondern auch auf wenige Klicks komprimiert. Ein gutes Beispiel hierfür ist die komplette Korrespondenz im Seminargeschäft, die Teilnehmerlisten, Zertifikate, Namensschilder, Einladungen und ähnliche umfasst. Das Seminar-Office hinterlegt die für die Korrespondenz benötigten Dokumente einmalig als Vorlage und ruft sie auf Knopfdruck pro Termin ab. Der Workflow, der im System konfiguriert ist, steuert zugleich, dass die digitalen Arbeitsschritte unmittelbar oder zeitlich getaktet erledigt werden. Trainer:innen greifen direkt auf Seminarunterlagen zu, ohne den Weg über die Seminarverwaltung oder die HR-Abteilung zu gehen. Workflows ermöglichen es Mitarbeitenden, Seminare zu beantragen und die Freigabe über die zuständige Führungskraft ohne Einschaltung weiterer Stellen einzuholen. So spart die Verwaltung wertvolle Zeit im Tagesgeschäft ein.
5 Was sonst noch bei der Auswahl der Software wichtig ist, mit der Sie Ihr Seminarmanagement optimieren wollen
5.1 Benutzerfreundlichkeit und Integration mit bestehenden Systemen
Die Usability ist ein wichtiger Faktor, wenn es um die Einführung einer Software für das Seminarmanagement geht. Die Software sollte leicht zu bedienen sein und alle Funktionen auf einen Blick und ästhetisch ansprechend darstellen.
Barrierefreiheit und ein responsives Design sind ebenfalls wichtige Aspekte. Responsives Design heißt, dass Sie das Tool auf einem beliebigen Gerät wie zum Beispiel PC, Laptop oder Handy nutzen und sich die Darstellung von Text und Bild dann an die Größe des Endgeräts anpasst. So können Sie als Administrator auch von unterwegs oder im Home Office die Software gut nutzen.
Außerdem ist darauf zu achten, dass sich die Software gut an die schon vorhandenen IT-Systeme und Datenbanken anbinden lässt. Dies erfolgt in der Regel über Standards und entsprechende Schnittstellen.
5.2 Datensicherheit und DSGVO-Konformität
Bei der Auswahl der Software sollten Sie beachten, dass die Seminarmanagement Software DSGVO-konform ist und dass bei Cloud-Lösungen die Rechenzentren zertifiziert sind, z.B. nach ISO 27000. Im Vorfeld der Auswahl ist es ratsam, folgende Fragen zu klären:
Wo stehen die Server? In Deutschland, der EU oder den USA?
Wie wird eine hohe Zugriffssicherheit gewährleistet, z.B. durch SSL-Verschlüsselung, IP-Firewall oder Reverse Proxy?
5.3 Kostenstruktur und Support
Bevor Sie sich für eine Software für die Seminarverwaltung entscheiden, ist es wichtig zu klären, wie hoch die monatlichen oder jährlichen Kosten für die Lizenzen der Software sind. Auch die Fristen für eine (vorzeitige) Kündigung und die Optionen zum Upgrade sollten Sie erfragen. Außerdem empfiehlt es sich zu prüfen, in welchem Umfang Support angeboten wird und ob er Ihren Bedarfen auch wirklich entspricht. Fragen Sie zum Beispiel beim Anbieter nach:
Zu welchen Zeiten ist der Support erreichbar?
Über welche Kanäle (E-Mail, Telefon, Remote-Wartung, vor Ort) kann ich den Support kontaktieren?
Welche Sprachen spricht der Support?
Werden Schulungen angeboten?
Welche Supportleistungen sind mit dem Software-Vertrag abgedeckt?
6 Fazit: Durch eine gute Seminarmanagement Software mehr Zeit für Konzeption und Akquise
Mit einer guten Software für die Seminarverwaltung reduzieren Sie nicht nur Ihren Verwaltungsaufwand, sondern steigern auch die Zahl der Anmeldungen für Ihre Kurse. So bleibt Ihnen mehr Zeit, um sich auf das zu konzentrieren, was Ihr Geschäft voranbringt:
Aktualisierung der Kurs-Inhalte und Entwicklung und Launch von neuen Produkten
Stärkung der Kundenbindung und Akquise neuer Kunden
Akquise von neuen Trainer:innen sowie Betreuen und Entwickeln der Trainer:innen
Vermarktung des Kursprogramms
