Diese Checkliste unterstützt Sie dabei, Projekte zur Digitalisierung in HR erfolgreich zu managen. Sie fußt auf der langjährigen Projekterfahrung der time4you GmbH in einer Vielzahl von Unternehmen und Organisationen.
Wie Projekte zur Digitalisierung in HR gelingen
Für das Gelingen von Digitalisierungs-Projekten in HR ist es wichtig, dass zu Beginn nicht nur die Projektziele sondern auch alle technischen und organisatorischen Anforderungen richtig und vollständig erfasst werden.
Die frühzeitige Einbindung aller am Digitalisierungs-Projekt Beteiligten und aller Stakeholder trägt zur langfristigen Akzeptanz bei. Vor dem regulären Betrieb steht in der Regel eine Pilotphase, in der das System mit ersten Anwendergruppen erprobt wird. Diese Erfahrungen helfen, vor dem organisationsweiten Roll-Out die relevanten Prozesse und Anwendungen wie Lerninhalte, Workflows, Benutzerführung und Lernszenarien zu verbessern.
Die fünf Schritte eines Projekts zur Digitalisierung in HR
Ein HR-Digitalisierungsprojekt läuft in der Regel in fünf Schritten ab. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um eine neue Software für das Skill oder Talent Management handelt, eine digitale Lernplattform oder eine Seminarverwaltung mit automatischer Terminplanung.
- Initiierung und Projektstart: Sind Sie bereit für die Digitalisierung? Prüfen Sie Ihre „readiness“, bevor Sie Use Case und User Stories definieren und das passende System oder Tool auswählen.
- Planung und Konzeption: Sammeln Sie gemeinsam mit den Beteiligten die Anforderungen und erstellen das Fachkonzept. Zu diesem Schritt gehören auch die Arbeitspakete Management und Koordination, Transformation, Change und Akzeptanz.
- Durchführung: Hier stehen die technische Realisierung und Implementierung im Zentrum: Die neuen Tools und Systeme werden konfiguriert und angepasst, damit sie Ihren Anforderungen gerecht werden. Tipp: Bleiben Sie möglichst standardnah! Oft unterschätzt: Das Änderungsmanagement. Pilotphase und Roll-Out.
- Steuerung und Evaluation: In diesem Schritt überprüfen Sie Ziele, Fortschritt und Ergebnisse. Eine wichtige Aufgabe bei der Projektsteuerung besteht darin, Entscheidungen herbeizuführen – sowohl innerhalb des Projektteams als auch in Leitungsgremien. Und vergessen Sie nicht, regelmäßig Feedback einzuholen, bei den zukünftigen End-Usern und bei den Stakeholdern.
- Betrieb und kontinuierliche Verbesserung: Nach dem Go-Live ist vor der nächsten Überarbeitung. Hotline, SLA und IT-Support. User-Befragungen. Wer ist Ihr Product Owner? Denken Sie an das Release-Management.
